Si vous n’avez pas le temps de lire S’organiser pour Réussir de David Allen, alors lisez cet article!

fondateur de l'agence
Quentin Tousart
Le 03/09/2016

Comment bien s’organiser pour mieux réussir ?

 

Introduction à la méthode GTD :

Vous êtes surement surchargé par un ensemble de choses à faire et dont vous ignorez certainement le nombre d’affaires en suspens dans votre tête. Pas de panique la méthode GTD est faite pour vous aider ! Pour reprendre une expression de David Allen, l’auteur cette méthode « Urgence a cessé d’être la règle d’exception pour en devenir la règle« . L’objectif de cette méthode est d’apprendre à faire les bonnes choses au bon moment !

Que faire, quand le faire ? Comment le faire ?

Dans un premier temps, déposez tout ce qui vous passe par la tête et qui vous accapare dans une corbeille à papier, une feuille, un bloc-note papier ou électronique jusqu’à épuisement total des choses que vous devez faire (y compris ce que vous ne ferez peut-être jamais). Il s’agit d’externaliser vos pensées et de libérer votre esprit.

Et après ?

Une fois cette étape franchie, reprenez l’ensemble des éléments, sans jamais le reposer dans votre corbeille à papier. Traiter chaque élément et une et une seule fois !

Cinq options s’offre à vous :

– Jetez ce qui n’est pas finalement utile

– Déléguer si vous n’êtes pas la personne la plus adaptée à la tâche.

-Planifier de le faire vous-même, en fonction des priorités. Ne pas hésitez à inscrire dans une liste de choses à faire plus tard.

– Le faire : toute action qui prend moins de deux minutes réalisez-là immédiatement.

– Archivez

Définissez la première action :

Demandez-vous toujours quelle est la première action à réaliser. Par exemple si dans votre liste « To Do », il est noté « dentiste ». La première action à réaliser est d’appeler un dentiste pour prendre un RDV. En décomposant en prochaines actions, vous vous simplifiez la vision que vous projettez sur les obstacles à franchir.

Définir où vous souhaitez arriver en poser le résultat à atteindre.

 Une chose nous préoccupe lorsqu’elle est différente de ce qu’elle est.

En résumé: 

1) Collecter les sujets qui retiennent l’attention

2) Traiter les actions et décider de la première action

3) Organiser les actions concrètes à réaliser

4) Revoir vos actions et évaluer les options

5) Agir en fonction des options choisies

  • « Un projet = un travail fractionné pour un résultat voulu » (David Allen).
  • Faire le point une fois par semaine pour toujours avoir un système à jour et redéfinir les priorités.

Les 4 critères pour décider de l’action à exécuter à un moment précis:

  • Critère 1 : Le Contexte

Certaines actions peuvent être exécutées n’importe où (rédiger notes sur un projet) et d’autres ont  besoin d’outils spécifiques (ordinateurs, téléphones…) Ce sont les facteurs premiers qui dictent si vous avez la capacité de faire un moment précis.

  • Critère 2: Vos Disponibilités

Vous ne pouvez pas à deux endroits différents

  • Critère 3 : Votre Niveau d’énergie à l’instant T.

Privilégiez les petites tâches quand vous vous avez peu d’énergie. Répondre à vos mails plutôt que de se lancer dans un dossier complexe quand vous n’êtes pas au top de votre forme (ça arrive même au meilleur).

  • Critère 4 Vos Priorités

La technique de planification naturelle : 

  • Etape:1 L’intention

Le pourquoi dicte la prise de décision, le pourquoi dicte l’utilisation des ressources.

  • Etape 2  La vision et le résultat

Savoir pourquoi, c’est s’épargné beaucoup de travail inutile. Il faut souvent visualiser un résultat pour lui donner une forme concrète.

  • Etape 3 Le brainstorming

Le comment rentre en jeu.

  • Etape 4 L’organisation

Décider des prochaines actions.

  • Etape 5 l’action

Voilà de manière très synthétique la méthode GTD, pour plus d’informations lisez S’organiser pour Réussir par David Allen.