Gagnez en efficacité avec la réunion de triage!

Le processus de  Réunion de Triage  :

Gagnez en efficacité grâce à la réunion de Triage élaborée dans le cadre de l’Holacracy (voir notre article sur l’Holacracy). C’est une réunion opérationnelle de répartition des tâches à effectuer. Economisez entre une demi-heure et une heure par rapport à une réunion classique.

Etape 1 : Le Tour d’inclusion :

Tour à tour l’ensemble des participants présente en quelques mots, leur état d’esprit (fatigué, stressé, débordé…) et les sujets qui les préoccupent que ce soit d’ordre professionnel ou privé. Par exemple, « je suis préoccupé par le projet Y puisque nous accumulons les problèmes  et je ne sais pas si nous allons réussir à tenir les délais » ou encore « j’ai du mal à me concentrer aujourd’hui, ma fille est hospitalisée ». La visée de cette étape préliminaire est que tous les membres prennent conscience du niveau de concentration de leur collègue mais également du leur. Une fois le tour d’inclusion terminée, la réunion de triage  peut réellement commencer.

Etape 2 : Revue de la check-list des opérations courantes :

La personne qui a l’autorité pour le faire, répond juste « fait » ou « pas fait ». La réunion de triage étant un point hebdomadaire, chacun doit parfaitement connaître ces prochaines actions. Cela permet de connaître la charge de travail en temps réel et de se focaliser sur ce qui reste à faire.

Comme  la Réunion de Triage a pour mission le pilotage dynamique de l’organisation, elle ne peut se faire se faire sans l’étude d’indicateur de performance, c’est l’objet de l’étape 3.

Etape 3 La Revue des indicateurs de performance :

Comme l’Holacracy est construit de manière que les organisations ne soient plus rigides, les indicateurs ont une importance capitale dans le pilotage de l’organisation. A noter, qu’il existe une différence substantielle avec une « entreprise classique », c’est que ces indicateurs ne sont pas décidés par un petit groupe de personnes ayant un intérêt tout particulier à les suivre consciencieusement. En revanche, en Holacracy, ces indicateurs sont élaborés par l’ensemble du personnel  et ne sont plus  « la propriété exclusive du dirigent ». Voici quelques exemples:

  • Le chiffre d’affaires
  • Le nombre de contrats signés
  • Le nombre de contrats en attentes d’une réponses
  • Le nombre de contrats rejetés
  • Le point sur la facturation
  • Le niveau de trésorerie

A vous de créer les vôtres, de manière très intuitive. Attention à ne pas dépasser les 15 critères.

Etape 4 : Nouvelles sur les projets :

Cette étape est déterminante pour que chacun connaisse l’état d’avancement de tous les projets. Pendant cette étape, chacun évoque les difficultés en cours, le taux d’avancement estimé et les prochaines actions à réaliser. Le tout de manière très brève.

Etape 5 : Le Triage des tensions :

A tour de rôle, l’ensemble des participants énonce leur(s) tension(s) en deux mots jusqu’à épuisement total. Par exemple « connexion internet ».

Ensuite, « le facilitateur » (l’animateur de la réunion) à la personne concernée d’expliciter sa tension.

La personne concernée argumente : « Depuis deux semaines le débit de connexion est trop bas et me ralentis dans le travail à faire ».

Les autres participants peuvent demander des précisions sur la tension.

Ensuite, le facilitateur demande : « Quel est ton besoin » ?

– « J’aurais besoin d’une deuxième lignes internet ».

Une courte discussion s’engage entre les  rôles concernés pour déterminer la prochaine action à réaliser. Dans le cadre de notre exemple, la première action qui peut être prendre un rendez-vous avec un technicien pour installer une deuxième ligne, ou encore inscrire le projet sur la liste des projets en cours, ou bien planifier une réunion «ligne internet » avec les intéressés pour discuter des modalités techniques liées à ce projet.

A noter deux points importants et qui appuient un peu plus la rupture avec le « modèle classique ». Chaque tension doit être traitée en moins de deux minutes et que l’ordre du jour n’est pas établis à l’avance.

Si des tensions surviennent au cours de la réunion, elles viennent s’ajouter à la liste en cours, toutes les tensions devront être manier dans le temps imparti : 1 heure maximum !

Un récapitulatif de la répartition des tâches et des projets à faire peut être effectué par le facilitateur pour s’assurer qu’aucunes « tensions » n’ont été omises. La règle en Holacracy est simple chaque tension n’est traitée qu’une fois.

Etape 6 : le tour de clôture :

Pour conclure la « Réunion de Triage », chacun énonce en quelques mots son sentiment par rapport à la réunion qui vient de se dérouler.



 

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *